QUY TRÌNH CHUYỂN NHƯỢNG BẤT ĐỘNG SẢN THEO LUẬT CÔNG CHỨNG MỚI (ÁP DỤNG TỪ 2025)

Giao dịch chuyển nhượng bất động sản không chỉ là việc mua bán, mà là xác lập quyền sở hữu tài sản có giá trị lớn. Từ năm 2025, quy trình này được chuẩn hóa qua 4 giai đoạn chính:

1. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý (Thành phần hồ sơ)

Hồ sơ là nền tảng để Công chứng viên (CCV) kiểm tra tính xác thực. Hai bên cần chuẩn bị các giấy tờ gốc sau:

Bên chuyển nhượng (Bên bán):

• Giấy chứng nhận quyển sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Sổ đỏ/Sổ hồng): Bản gốc hợp pháp.
• Giấy tờ tùy thân: CCCD gắn chip (Hệ thống sẽ quét chip để xác thực thông tin cư trú, không cần hộ khẩu giấy), Vneid định danh mức 2
• Tình trạng hôn nhân: Giấy chứng nhận kết hôn (nếu là tài sản chung) hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu là tài sản riêng).

Bên nhận chuyển nhượng (Bên mua):

• Giấy tờ tùy thân: CCCD gắn chip (Hệ thống sẽ quét chip để xác thực thông tin cư trú, không cần hộ khẩu giấy), Vneid định danh mức 2
• Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân: Để đứng tên đồng sở hữu (nếu muốn).

2. Trình tự thực hiện tại Văn phòng Công chứng

Theo Luật Công chứng 2024, trình tự được thực hiện chuyên nghiệp qua các bước:

Bước 1: Tiếp nhận và Thụ lý hồ sơ

Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ và điền Phiếu yêu cầu công chứng. CCV sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu đủ điều kiện, hồ sơ sẽ được thụ lý và ghi vào Sổ công chứng.

Bước 2: Kiểm tra ngăn chặn và Xác thực dữ liệu

Đây là bước quan trọng nhất của Luật mới. CCV sẽ truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để:

• Kiểm tra tình trạng giao dịch của bất động sản (có đang bị ngăn chặn, thế chấp, hoặc đã bán cho người khác hay không).
• Xác thực danh tính chủ thể qua dữ liệu sinh trắc học (nếu cần).

Bước 3: Soạn thảo và Kiểm soát nội dung

• CCV soạn thảo dự thảo hợp đồng dựa trên thỏa thuận của các bên.
• CCV có trách nhiệm giải thích rõ về quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc chuyển nhượng cho cả bên mua và bên bán.

Bước 4: Ký tên và Điểm chỉ

Các bên đọc lại hợp đồng, nếu đồng ý thì ký tên và điểm chỉ (lăn tay) trực tiếp trước mặt CCV.

Điểm mới 2025: Đối với một số trường hợp cụ thể theo lộ trình Chính phủ, có thể thực hiện Công chứng điện tử – sử dụng chữ ký số để xác nhận giao dịch mà không cần có mặt trực tiếp tại văn phòng.

Bước 5: Chụp ảnh người yêu cầu công chứng

• Xác thực danh tính: Đối chiếu khuôn mặt thực tế với ảnh trên CCCD/Hộ chiếu tại thời điểm ký kết.
• Lưu trữ bằng chứng: Hình ảnh sẽ được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng để truy xuất khi có tranh chấp hoặc nghi ngờ giả mạo người đóng vai.

Bước 6: Ký lời chứng và Đóng dấu

CCV ký lời chứng, bộ phận thư ký thực hiện đóng dấu Văn phòng công chứng và dấu giáp lai vào các trang hợp đồng.